想提高工作效率 可尝试处理多重任务(组图)
想提高工作效率,可尝试处理多重任务。(图片来源:Adobestock)
武汉肺炎疫情持续延烧下,许多人开始采取在家工作的模式。由于边工作,可能还要兼顾小孩和家里大小事,因此必须同时执行多重任务。
研究显示,若一个人要在同时间处理好几项任务,常会无法专注、效率打折扣。但对于在家工作的人而言,这样的情况已经难以避免。尤其对职业父母来说,要在工作、照顾小孩和做家务间求平衡,更是常见的情况。
●是否行得通 要看工作内容
同时间要进行多重任务,大多时候不适合,但在某些情况下,同时执行多项工作还可行的,重点就在于,工作内容是什么。
例如要力求精确的工作,就必须非常专注,这时若同时处理几个任务,不免分心,效率大受影响;但假如某项工作内容的刺激性不足,让人难以全心投入,导致工作效率不彰时,也许就要试着做点别的事来刺激效率。
例如工作时,有些人会习惯关闭电子邮件通知功能,控制自己看电邮的时间,避免分心。但即使如此,每小时还是可能查看好几次电邮。这主要是因为觉得工作没效率,所以会希望切换别的事情来寻求新鲜感、调整情绪。从这角度看,同时执行多重任务,反而可提升效率。
而需要极度精准专注,与刺激性不足是两种极端的工作性质。大多数工作介于两大极端之间,一方面难度可以让大脑保持活动来迎接挑战,另一方面,若挑战性没有大到需要全神贯注,就运用多重任务同时执行的做事方法,工作效率也不会打折扣。
如果想有效同时处理多重任务,可采取以下步骤:
1、制作待办工作清单
将每天、每星期、每月的待办事项清单制作出来,借此追踪日常的短期任务以及更长的生活目标,这种方式是高生产力人士的常见诀窍。能每天制作简短而有趣的工作清单,就能为每个工作分配适当时间。
对职业父母来说,要在工作、照顾小孩和做家务间求平衡,是常见的情况。(图片来源:Adobestock)
人们通常会低估完成任务所需的时间,可完成的工作量则常常高估。假如完成的工作超过清单,便会让人觉得很有成就感,若没有完成所有待办工作,也不打紧。
2、为每一任务安排时间
每个任务通常会有适合暂停的时间点,例如写论文,只要完成开头简介,便是暂停的好时机。但如果任务没有这类暂停的好时机,那最好借助普遍流行的“番茄工作法”,设定好时间,每工作25分钟就休息5分钟。
若采用“番茄工作法”,那为了提高专注力,最好关闭所有提示音,例如电子邮件或社群媒体的讯息提示音,都会让人分心。
3、与他人协调工作时间表
很多人在家工作时,必须与家人共用同一工作空间。所以为自己打造时间表之外,也要与家人协调,以免彼此干扰。例如家有幼儿的人,就必须分配好时间,轮流照顾孩子。
●忙碌和有效率 别混为一谈
很多工作一天内会开很多会、看似忙得团团转,却不表示做了很多重要的事。就算照着长串工作待办清单一一完成任务,也不一定会逐步实现目标,所以只有在可提高效率的前提下,才能同时处理多重任务。
当然,同时执行数种任务,看似效率较高,但假如无法确实完成其中一种,那就等于没有效率。所以想实施多重任务并行的人,应该要慎选适合并行处理的任务,并为每个任务分配适量时间,这样才会有效率。
责任编辑:皇辅
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